Глава 10. Менеджмент, Time-менеджмент и делегирование полномочий

15. БОЛЬШИЕ ВЫИГРЫШИ ПАДАЮТ НА БОЛЬШИЕ СТАВКИ Если вы думаете, что мы ставим судьбу компании на карту, то я надеюсь, что мы продолжим и впредь действовать таким же образом. И я чертовски уверен, что так оно и будет. Т. Уилсон, главный исполнительный директор корпорации Boeing в

Тайм-менеджмент как командный спорт Вы распоряжаетесь своим временем, но ваши решения влияют на других. Одну сотрудницу настолько очаровала идея «тихого часа», что она сразу же стала применять ее, не объяснив никому, почему закрывает свою дверь каждое утро. Ее начальник

Удаленная работа выглядит очень заманчивой, если смотришь на неё со стороны. Знаете все эти завлекательные картинки про работу фрилансера? На фото улыбающийся человек с ноутбуком, сидящий за чашечкой чая в кафе или вовсе лежащий в гамаке под пальмами. Поддавшись обаянию этого образа, многие решают поменять опостылевший офис на свободный график работы и вскоре обнаруживают, что это была ловушка! Из офиса можно было выйти в семь вечера и выбросить все служебные дела из головы. А дома, с непривычки, весь график летит к чертям, и начинает казаться, будто вы работаете всё то время, что не спите, а дел при этом не уменьшается. Как организовать график работы на удаленке рассказала HR-директор онлайн-школы английского языка EnglishDom Ольга Тарасевич.

Это страшно только первое время, потом обычно график начинает упорядочиваться и перестает быть таким пугающим. Поскольку наша онлайн-школа английского языка EnglishDom полностью работает удаленно, мы решили провести опрос среди наших сотрудников и узнать, что помогает им сохранять работоспособность и не срывать дедлайны.

Делимся самыми полезными лайфхаками:

1. Работайте днём . На фрилансе почти все быстро становятся совами, и тому есть несколько причин. Во-первых, в силу естественной склонности к такому образу жизни. Что бы там ни говорили про солнечный цикл, большинство людей с ним абсолютно не совпадает. Во-вторых, из-за привычки откладывать всё на последний момент, вы ложитесь всё позже и позже, чем сбиваете нормальный ритм. В-третьих, ночью работается продуктивнее, поскольку никто не отвлекает и не дергает по разным мелочам.

Казалось бы, решение лежит на поверхности - трудиться в ночную смену! Какая разница, когда вы занимались работой, если она сдана в срок? Но через некоторое время многие с удивлением обнаруживают, что такой ритм жизни начинает угнетать. Шутка про то, что «Надо встать пораньше, чтобы успеть в магазин» перестает быть шуткой. Кроме того, чисто психологически теряется ощущение отдыха, по привычке ассоциируемого с тёмным временем суток. Мы не претендуем на научность этого утверждения, но опрошенные нами коллеги подтвердили, что если работаешь ночью, то кажется, будто не отдыхаешь вовсе, несмотря на то, что объективно это не так. Поэтому очень советуем придерживаться дневного графика и не сползать в ночной режим жизни.

2. Правильно начинайте рабочий день . Выше мы уже определились, что желательно его начинать хотя бы к полудню. А вот насчет того, как именно это организовать и с чего начинать, мнения в нашем коллективе разделились. Поэтому предлагаем вам два варианта для начала рабочего дня. Выбирайте то, что вам ближе:

Soft-вариант (для тех, кому близка поговорка «Поднять - подняли, разбудить - забыли»). Если с утренним подъёмом у вас особых проблем нет, но есть трудность в том, что первые несколько часов после пробуждения вы плохо соображаете, то планируйте на это время какую-нибудь привычную рутинную, для которой не нужно особенно включать мозги. Убьёте сразу двух зайцев: и скучную работу сделаете, на которую в остальное время дня жаль время терять, и голова потихоньку проснётся и включится в рабочий процесс.

Hard Core-вариант (для тех, у кого «еще пять минуточек полежу» затягивается на пару часов ). Назначайте на утро встречи, скайп-конференции, созвон с начальством или другие мероприятия, на которых вам нужно присутствовать лично и обязательно к определенному часу. Это, конечно, довольно стрессовый способ. Зато хорошо тренирует ответственность и дисциплинирует!

3. Не приступайте к работе сразу. Не стоит открывать месенджер ещё лежа в постели, а потом сочинять ответ заказчику, попутно пережевывая булочку за завтраком. Дайте себе время проснуться и прийти в себя! Каким бы горящим ни был проект, вы всё равно можете позволить себе хоть полчаса, чтобы спокойно умыться и позавтракать.

Но если ничего срочного нет, то лучше даже закладывать на это час или полтора. Ведь если бы вы работали в офисе, то примерно столько времени ушло бы на дорогу, и вы как раз успели бы полноценно проснуться. Но вы же не за тем уходили на вольные хлеба, чтобы поменять бессмысленное стояние в пробке на возможность поработать еще на час больше? Потратьте это время на себя!

Пусть это будет совсем простая последовательность привычных утренних ритуалов: почистить зубы, причесаться, застелить постель и сварить себе кофе. Да, это самые элементарные действия, которые можно делать на автомате. Но будем честны, мало кто с утра способен на большее. Зато именно они помогут вам наименее травматично перейти в бодрствующее состояние и подготовиться к рабочему дню.

Впрочем, если вы относитесь к счастливой, но немногочисленной категории жаворонков, и с утра энергия из вас бьет ключом, то можете использовать более активные занятия, которые поднимают настроение. Например, это может быть пробежка или танцевальная зарядка под любимую музыку.

4. Не отвлекайтесь и не переключайтесь . Если вы фрилансер-одиночка, то легко можете позволить себе такую роскошь. Если же вы обременены семьей, то первые несколько месяцев вам придется жестко отстаивать своё право на спокойную работу. Ты ж всё равно дома - сложно, что ли, за ребенком присмотреть или в магазин сбегать? Присмотреть и сбегать может и несложно, а вот включиться обратно в работу - это проблема. Время, потраченное на каждое такое отвлекающее дело, можно смело умножать на два, потому что еще столько же вам придется потратить на то, чтобы сосредоточиться и снова погрузиться в процесс. Поэтому можете идти на подкуп и шантаж, но убедите домочадцев не трогать вас хотя бы несколько часов.

По этой же причине, кстати, планируя задачи, не ставьте слишком частую смену действий. Лучше сначала сделать все задачи по одному направлению, а потом переключиться на другую, чем делать кусочек отсюда, кусочек - оттуда.

5. Отдыхайте. И нет, пролистывание ленты новостей отдыхом не считается! Во-первых, полезнее для организма встать и размяться. Во-вторых, вас всё равно будут отвлекать бытовые дела. Так что лучше заранее запланировать перерывы на них и использовать, как полезную смену деятельности. Поверьте, осознанное переключение в момент, когда вы дошли до какой-то логической точки или запятой в работе, существенно отличается от внезапного выдергивания посреди сочиняемого вами предложения на «Мам, там кошка в унитаз свалилась».

6. Не забывайте есть и двигаться. Раз уж речь зашла не только о том, как работать, но и о том, как правильно организовывать перерывы, то добавим, что для обедов и ужинов тоже желательно отводить свободное время, не занятое рабочими задачами. Недостаточное внимание к этому вопросу приводит к тому, что мы перестаем слышать сигналы тела, и либо не замечаем голод и терпим до последнего, наживая проблемы с ЖКТ, либо механически запихиваем в себя еду, не замечая чувства насыщения, и переедаем, а потом расстраиваемся из-за лишнего веса.

Тут вы можете возмутиться, мол, у нас вообще-то статья про тайм-менеджмент, а не про диетологию. Но поверьте, самочувствие влияет на результаты работы ничуть не меньше, чем умение быстро соображать и держать в уме много задач сразу. Поэтому не забывайте и о другом факторе, повышающем работоспособность - о движении. Конечно, производственная зарядка - это несколько устаревшее понятие. Зато йога, в которой можно найти массу подходящих упражнений, сейчас на пике популярности. Хотя, конечно, вы можете выбрать любую активность по вашему вкусу - от небольшой прогулки на свежем воздухе (признаемся честно, чаще всего мы сочетаем её с походом в магазин или еще какими-нибудь попутными бытовыми делами) до силовых упражнений, которые можно делать как дома, так и в тренажерном зале.

7. Прокрастинируйте с пользой . Вряд ли вам удастся удержаться от соблазна полистать ленту новостей. А бывает так, что зайдя в неё на пять минут, обнаруживаешь себя через два часа со стеклянными глазами и несделанной работой. Бороться с этим можно по-разному. Проще всего, конечно, вообще не включать соцсети, разлогиниться оттуда усилием воли и позволять себе к ним подходить только на выходных. Но увы, не все могут себе это позволить. Как правило, через них идёт большая часть переписки с клиентами, там ищут новые заказы, а специалистам SMM и вовсе приходится погружаться туда с головой.

Так что же делать с желанием полистать немного новости? Есть одна хитрость! Раз уж избавиться от этой привычки не получается, то надо извлекать из неё пользу. Почти все платформы позволяют сгруппировать подписки по интересам и создать индивидуальную ленту. Соберите в одну группу те сообщества или пользователей, которые пишут по теме, которой вы занимаетесь. Так что, если уж вам захочется потупить в чужие посты, то пусть это будут хотя бы не котики и смешные картинки, а какие-то профильные ресурсы или специалисты. Это поможет вам быть в курсе новинок и возможно натолкнет на какую-нибудь полезную идею по работе. Да и следить за деятельностью коллег и конкурентов тоже совсем не лишнее.

Второй блок полезных ссылок - это люди, которые не связаны напрямую с вашей основной сферой, но которыми вы восхищаетесь. Такие вещи полезны для вдохновения! И тогда в дело может пойти даже инстаграм вашего любимого актера или музыканта, если после его просмотра вам немедленно хочется творить и создавать что-то прекрасное для окружающих, даже если этим окружающим будет шарико-подшипниковый завод, с которым вы сейчас работаете.

8. Оставляйте запас времени. Прикиньте, сколько времени вам понадобится на выполнение задачи и, прежде чем устанавливать сроки, добавьте немного времени на форс-мажор. Пусть это будут лишние полчаса, если речь идет о небольшой краткосрочной задаче, или пара дней, если вы договариваетесь с заказчиком о крупном проекте. Разные непредвиденные трудности всё равно периодически возникают, и лучше, если у вас будет небольшой люфт для их решения.

Вся моя профессиональная деятельность связана с социальными медиа. В 2015 году я приняла волевое решение уйти из офиса (классический режим работы: с 9 до 18, час на обед, пять дней в неделю).

Сделала я это не потому, что мне не хотелось ездить в офис, вовсе нет. Я не понимала, как может руководитель проектов (а также таргетолог по совместительству) и его команда работать в офисе пять дней и в выходные забывать про свою деятельность. Именно моя работа и большая к ней любовь дали мне понять, что я готова работать каждый день и быть дисциплинированной самостоятельно.

Тайм-менеджмент

Управление временем – самое сложное в работе фрилансера. Мне удалось выстроить свою работу и разделить ее так, как удобно мне, обозначив дедлайны. Не уверена, что всем это подойдет, но для меня были важны следующие инструменты:

1. Четкая сетка проектов и сроков выполнения/сдачи клиенту материалов.

2. Сетка проектов с исполнителями (с заложенным временем на внесение правок и прочим).

3. В один день - не больше 2-х дедлайнов.

4. Финансовая сетка по проектам с выплатами, бюджетам на рекламу и прочим.

Также в этой сетке была графа с датой платежа, чтобы контролировать поступление оплаты вовремя.

Режим дня

Свой день я расписала следующим образом:

– поздний подъем (в районе 8:30-9:00 утра);

– проверка почты, сообществ проектов, планировщиков задач - 30-45 минут;

– завтрак и чтение новостной ленты - 1 час;

– закрытие всего чек-бокса за день - около 3-4 часов;

– 2 часа на форс-мажоры или общение по проекту с клиентом или исполнителем (если нужно);

– время для личных дел - 3 часа;

– проверка всего, что необходимо было сделать за день и составление чек-бокса на следующий день - 30-45 минут;

– встречи или скайп-коллы по необходимости - 2-4 часа (не ежедневно).

Было очень важно составить работу так, чтобы на работу в день уходило около 5-6 часов или меньше. Поэтому свободное время я уделяла изучению автоматизации и потихоньку отдавала задачи, за которые проще платить, чем делать (оптимизировав время, можно взять больше проектов без потери качества. Но все имеет предел, 18 средних проектов на полном цикле и 4 человека в команде были потолком для меня морально и физически).

Отдых

Еще один важный момент – продумать отдых. У меня он был ежедневно по 1-2 часа (шопинг, прогулки, общение с друзьями и близкими, просмотр чего-то интересного), а также 1 или 2 выходных частично на неделе (смотрела самый незагруженный день).

Но выходные начинаются с контроля и проверки, чтобы все работало и можно было спокойно отдыхать. Также в телефоне стояли все нужные приложения для оперативности в случае форс-мажора.

Таким образом я имела гибкий график, время на комфортный сон (а я типичная сова и мне важно поздно лечь и встать, так мой КПД выше) и приемы пищи, встречи с друзьями и решение бюрократических и бытовых дел.

Финансы

Я почувствовала себя счастливой в работе. Но у фриланса есть обратная сторона – нестабильность в деньгах (подробнее о доходах фрилансера ). Проекты приходят и уходят всегда неожиданно, и ты вынужден быть постоянно начеку.

Также есть риск, что тебе не заплатят. На этот случай я беру аванс 50% и остальное после сдачи отчетов. Иногда заключаю договор подряда и закладываю в траты 13% на налоги. Но помните, что никто не застрахован от недобросовестных клиентов (вычислить плохого заказчика поможет ).

Главное - это выполнять свою работу качественно, тогда репутация будет работать на вас и это будет иметь вес, а также снизит риски (потому как всегда можно обратиться к тому, от кого пришла заявка или публично высказаться о недобросовестности клиента).

Офис наравне с фрилансом

С 2017 года я перешла в офис диджитал-агентства и осталась верна себе. Понимая эффективность подхода (работать с соцсетями нужно и в выходные/праздники, при этом самостоятельно планируя время работы, зная дедлайны), руководство выставило мне KPI и не ограничивает в действиях. Занимая позицию руководителя отдела социальных медиа, я теперь смело могу сидеть в офисе, когда мне это нужно и когда это эффективно, работать из вкусных мест, проводить переговоры и не мчаться обратно, наслаждаться погодой в парке вместе с ноутбуком или уезжать на 2000 километров, не оставляя работу.

Очень важно помнить, что если вы хотите быть профессионалом – то нужно научиться дисциплинировать себя и, как завещал Заболоцкий, не позволять душе лениться. Можете вы так или нет, это решать вам, но попробовать точно можно. Я убеждена, что если все в порядке с тайм-менеджментом, есть осознанная команда и вид деятельности не требует личного присутствия, то смело можно работать там, где вам неистово хочется. При этом такой подход к рабочей жизни позволяет наслаждаться и теми видами хобби, где многое привязано ко времени. Например, вы можете ходить в бассейн не в час-пик, а в более комфортное время.

Подписывайтесь на канал о фрилансе и удаленной работе Remote&Freelance и узнайте, как монетизировать любимое дело, работать удаленно и путешествовать.